“即使创建了任务列表也无法减少……”
“每周同样的任务依旧未开始……”

这样的情况，在你的团队中是否也在发生呢。

任务管理是推动项目向前的“引擎”。
然而，如果任务被忽视或形式化，组织的执行力就会急剧下降。

本文将介绍常见的七个陷阱，以及从明天就能使用的五个改进技巧。
将你的任务重构为“可被消化的任务列表”，推动你的项目向前发展。

在之前的文章「从「问题」与「课题」的区别开始 — 面向新人项目经理：课题管理入门指南](https://developer.mamezou-tech.com/zh-cn/blogs/2025/06/06/from_problem_to_action_issue_management_for_rookies/)」中，也介绍了一些注意点。
这次，将介绍常见的七个陷阱及具体对策。

“销售额未达目标”或“对质量感到不安”只是“问题”。
任务是明确了“谁”、“做什么”、“到什么时候”为止的“行动”。

NG例： 提高销售额
OK例： 「在XX月XX日前制定新活动的设计及实施计划（负责人：山田）」

标注“团队”或“待定”会导致责任不清。
请将负责人以个人名明示，变更时立即更新。

没有期限的任务将永远无法着手。
务必设定完成期限，如有困难，可由上司设定“暂存期限”。

如果ToDo、备忘录、WBS任务混在一起，重要任务会被掩埋。
请将问题、任务和备忘录分开管理，仅将真正重要的事项放入任务列表。

一般来说，一个PM能掌握的任务数量大约为50项左右。

全部标“高”的任务列表无法进行优先判断。
将优先级细分为五个等级（例如：Blocker～Trivial），评审时也按优先级顺序讨论。

真正重要的不是“完成日”，而是“何时开始”。
请记录预计开始日期，在实际行动前再确认一次期限。

“非得用这个工具才行”是思维停止。
请灵活选择符合目的的工具，并在必要时考虑同时使用多款工具。

在掌握基础后，进入下一步。
这里介绍提升任务管理实效性的应用技巧。

在Sprint或里程碑等中间或关键时点，对任务列表进行清点。

• 对任务进行结构化，以找出瓶颈
• 重新评估任务优先级
• 判断哪些任务需要升级处理

当任务增多时，结构化整理并寻找解决思路非常重要。
下图展示了从任务清点到识别核心任务的流程图。

通过将零散的任务进行分类、结构化，便可发现本质性任务（核心任务）。
集中解决核心任务，有可能连锁处理其他多个任务。

下图是以效益和难度两个轴整理的“决策矩阵”示例。

位于矩阵右上方的高效益、低难度任务，应优先着手。
利用该矩阵，可以进行合理的决策。

※效益是指相对于成本可预期的成果，即“性价比”。

这些图表在评审会议或任务清点工作坊中同样有效。
与团队共享视角，作为判断有限资源如何最有效利用的依据。

要解决任务，明确目标不可或缺。
通过定义“达到何种状态算是解决”，可防止行动偏差。
这将避免目的与手段混淆，引导走向本质解决。

任务列表中也存在未记录的“隐性任务”。

• 察觉成员士气低下
• 留意微妙的人际关系偏差

无法用数字体现的迹象，正是PM应当捕捉之处。

为无人拾取的“悬而未决任务”设立接手人。

• 成立临时团队或指定专人明确接手
• 汇集未定负责人的任务进行集中处理

反复出现的任务，可能是流程缺陷。

• 将重复出现的任务用于流程改进
• 利用其在其他项目的风险预警

记录任务，将其转化为未来的防波堤。

• 负责人／期限／优先级／状态的设定
• 通知、过滤、报告等辅助功能
• 界面的易用性及在团队中的普及度

• 云端型：易于导入，自动更新
• 本地部署型：适合重视安全性和可定制化的企业

• 以小规模试点
• 在取得团队共识后再导入
• 同时设计运用规则

任务不是“写完就结束”，而是“执行才能发挥意义”。
本文介绍的12项实践，都是可以立即开始的小技巧。

• 先从“明确负责人”“必设期限”开始
• 除了任务列表，还要感知“现场氛围”
• 将发生的任务，转化为未来的启示

从能做到的地方一点一滴开始管理任务，推动项目向前发展。
希望你的项目任务列表能够成为“运转的机制”，并愿你能向前迈出哪怕一小步。