業務日誌のすゝめ〜業務日誌を書く意味を考える〜

1. はじめに

まず、この記事を書こうと思ったきっかけですが、次の2点になります。

最近読み始めた書籍『ソフトウェアエンジニアガイドブック』で、著者が「業務日誌をつけること」を勧めているから。
私自身も業務日誌をつけているので、改めて理由（動機）を考えてみましたが、単に習慣でつけているだけで、目的意識があって業務日誌をつけていないと考えたため。

ですので、この記事で次の2点を自分なりにまとめてみます。

業務日誌をつけることで何が嬉しいのか、また、逆に何が嬉しくないか。
業務日誌をつけるためのポイント。

エンジニアの方はプロジェクトで業務日誌をつけられている方も多くいらっしゃるかと思いますが、
そうでない方にも、この記事を通じて、業務日誌に興味を持っていただければと幸いです。

2. 業務日誌をつけることで何が嬉しいのか😄

こちらについて、書籍の内容と私自身の考えについて記載します。

1. 書籍に書かれていた業務日誌を勧める理由（要約）

まず、書籍に書かれていた内容を要約すると、以下の3つです。

作業が管理しやすくなる。
作業の一覧を作成しておくと、作業の優先順位がつけやすい。
また、作業が割り込んできた時にも、作業の調整がしやすくなる。
一日の終わりに仕事を終えることに満足感がある。
その日の作業内容を記録することで、一日の仕事を客観的に捉えることができる。
業績評価に利用できる。
自分の過去の作業を振り返ることができる（半年前の作業とかはすぐには思い出せない）。
面談などで上司に説明する際の資料となる（成果を効率的に説明できる）。

2. 上記に対する私の所感

上述のお勧めの理由に関する私の所感としては、以下のとおりです。

1.の「作業を管理しやすくなる」というのは実感があります。作業を列挙すると優先順位が決めやすくなります。
2.の「仕事を終えることに満足感がある」についても分かります。作業が数日に渡る場合でも、その日ごとの作業内容が分かるので、作業が進んでいるように感じられます。
3.の「業績評価に利用できる」については、そういった発想自体がなかったので、これは試してみたいと思います。

3. 私が業務日誌を勧める理由

次に、私自身が業務日誌を勧める理由を挙げたいと思います。

1日の作業を始めやすくなる。
事前に作業予定を立てておくと、当日、何から作業を始めればいいかがわかりやすくなると思います。
とくに、休日を挟むなどして時間が空いた場合に効果的だと思います。
成果を意識しながら、作業へ取り組むようになる。
業務日誌には、作業結果（成果）を記載することになります。
ですので、作業時に成果を出さないと、業務日誌に記載する内容が欠落することになります。
すると、作業時に成果を出すことを意識して作業に取り組むように意識づけることになると思います。
インサイト（気づき）が得られる。
毎日、作業の記録をつけていると、色々と思うところがあったりもします。
- 上述のように、作業に対して、明確な成果がないことに気づくこともあります。
- また、優先度の低い着手中の作業が、延々と残っていることに気づく場合もあります。

3. 業務日誌をつけることで何が嬉しくないか😖

ここまでは、業務日誌の良い点について記載してきました。
しかし、実際に業務日誌をつけ始めると、以下に挙げるような問題が発生することもあると思います。

1. 業務日誌をつけることが負担になる

業務が忙しいときほど、業務日誌を書く時間を確保するのが難しくなります。
つい後回しにしてしまい、気づけば数日分まとめて書く羽目になることも少なくないと思います。

私も社会人1年目の時に、OJT担当の先輩に言われて、業務日誌をつけていました。
ただ、炎上したプロジェクトの開発中、
夜23時過ぎの退社前に業務日誌を書くのは嬉しくなかったです。

2. 何を書けばいいかはっきりしない

「TODO」「優先度」「進捗」など、どこまで細かく書けばよいのか迷うことがあります。
TODOリストとの違いも曖昧^[1]で、単なる作業の羅列になってしまうことも。

上述の業務日誌（社会人1年目）は、部内限定公開のブログサービスを使用していました。
ただ、ブログ（フリーフォーマット）だったので、何をどのように書くか、よく悩んでいたように思います。

3. 何のために書いているのか分からないことも

業務の中で指示されて業務日誌をつけることもありますが、
目的や理由が明確でないと、モチベーションが続かないかもしれません。

上述の業務日誌（社会人1年目）の場合、
先輩曰く、「毎日業務日誌をつけることでインサイト（気づき）が得られるから」ということでした。
ただ、それでも上記の要因があったので、
正直、業務日誌をつけるのが苦痛に感じられることも多々ありました。

4. 業務日誌をつけるためのポイント✍️

最も重要なのは、業務日誌をつけることが負担とならないこと、に尽きると思います。
そのために、以下のようなポイントを押さえておくといいかもしれません。

1. 記載内容は事前に決めておく（テンプレ化する。）

毎日、書くことになるので、内容は事前に決めておくといいと思います。
私は、「本日の作業内容」と「明日の作業内容」を書くようにしています。

2. 書きすぎない。

多くのことを書こうとすると、負担感が出ますので、
必要最低限なことだけを書くようにしたほうがいいと思います。
私は基本的に、「本日の作業内容」と「明日の作業内容」を記載していますが、
必要がある場合のみ、次の内容を追加で記載しています。

作業の成果物（誰かと作業を共有する必要がある場合のみ）
進捗度（作業が日をまたぐ場合）
完了予定日（作業に明確な締切がある場合）

3. 誰かと共有する。

誰かに読んでもらう前提があると、付け忘れしにくくなります。
ですので、読んでもらう必要がないとしても、業務日誌を共有するようにするといいと思います。
私も業務日誌をSlackでチームリーダーにメンションしています。
（都度リアクションをくれるので、とても助かっています😊）

なお、業務日誌はテキストベースが無難かと思っています。
理由としては、その日ごとに記載内容を微妙に変えたいことがあるためです。
その辺りを踏まえると、Slackで業務日誌を作成するのは悪くないと思っています。
誰かと共有するのも簡単ですので。

5. まとめ📒

業務日誌をつけることには、いくつかの利点があるはずです。
ですので、業務日誌をつけておいて損はないはずです。
とはいえ、業務日誌をつけるのは難しい面もあると思うので、
継続するための工夫も必要かと思います。

この記事を読んでいただいて、業務日誌をつけることに興味を持たれましたら、
ぜひ試してみていただければと思います。

💭少し脱線しますが、私個人の見解としては、
TODOリストが「やるべき作業を管理するためのもの」だとすると、
業務日誌は「その作業が業務として意味を持っているかを見直すためのもの」
だと言えるかもしれません。
一口に作業と言っても、業務（仕事として）行うのであれば、
ちゃんと意味のある作業に取り組む必要があるはずです。 ↩︎