杂务变成公司利益的瞬间

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Author: naoko-nakayama
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为了覆盖更广泛的受众,这篇文章已从日语翻译而来。
您可以在这里找到原始版本。

这是is开发者网站Advent Calendar 2024第23天的文章。

我是中山。这五年来,我一直从事与数字化转型(DX)相关的咨询和市场营销工作。

今天的Advent Calendar文章将为大家讲述我在公司生活中迷茫的那些琐碎杂务。

公司中存在的各种杂务

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考勤提醒、PowerPoint格式调整、代理登记、随机分配的创意工作、团队中的一些小调节等等,公司中存在着各种各样大大小小的杂务。这些无名的琐事自然没有专职负责人。然而,为了让项目或部门顺利运行,需要有人去做。而且,因为没人去做,最终还是得自己去做……有许多人或许会觉得不情愿但不得不承担这些工作吧。
我也是其中之一。不过,不知从什么时候起,我发现自己对这些工作并没有那么抗拒了。是因为达到了某种妥协的境界,还是其他原因?

不得不承担的杂务是三重折磨

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以前,虽然内心抗拒着“这并不是我的工作”,但又想着总得有人去做,与其等待不知何时才有人负责,不如自己做好了事,因此只好勉强去做这些杂务。
在担心这些工作会挤压自己本身任务时间的同时(第一重折磨),输出的质量、生效率、期限都变得敷衍,因而感受不到任何成就感(第二重折磨)。再加上怀疑“是不是因为我在核心业务中表现不够好才需要做这么多琐事”,甚至开始感到焦虑(第三重折磨)。这三种折磨必然导致个人动力的下降。

从单纯杂务的转变1:杂务也有成果

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第一个转变是,当我发现有些杂务不仅方便自己,同时又能充分发挥自己的特长,当工作质量得到表扬、感受到成果时,杂务的性质在我心中有所改变。
例如,我不只是单纯地抄录内容,而是去核对与其他部分的关联,或将文字修改得更清晰易懂,这使得别人也很容易理解;与此同时,交流环节变少,我自己也感觉轻松了许多。再如,除了调整文档的格式外,我还对内容进行了简化,将布局整理得更工整美观。这类任务对于有些不擅长处理细节的人来说非常困难,因此他们对我的工作表示感谢。

从单纯杂务的转变2:为公司带来利益

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第二个转变是,通过与职位更高的人的合作,我的视角产生了变化,开始考虑杂务是否能为公司带来利益。我发现杂务中也存在通往公司收益的可能性,从那以后,我开始主动寻找那些对公司有帮助的杂务。
例如,协助制作销售资料(比如,这些资料在即将到来的展会上也能派上用场,现在就应该尽早准备好)或整理间接业务的流程(每次增加新成员,都会在同样的事情上花费时间,因此为了提高效率,应该趁早进行一次总结)。当主动参与并处理优先级虽非最高但仍需迅速完成的杂务时,工作的痛苦感逐渐减少。

杂务管理的展望

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我感受到,杂务技能对于项目的协调管理或组织运营是很有帮助的。通过发挥自己的“第二特长”、“第三特长”去承担自己愿意做的杂务,可以积累并掌握广泛适用的技能。我希望这种认识能够广泛传播,从而减少因杂务产生的困扰。
为了让人们认识到这些是必要的角色之一,一个方法是给它们命名(概念化)。虽然还没想到特别合适的词,但例如可以用让人感到积极意义的“负责善后的人”或“CZO(首席杂务官)”之类的概念。
今后,我也会继续处理那些我认为能为公司带来利益的杂务。

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